Í Menntaskóla Borgarfjarðar er lögð áhersla á að tryggja að öll meðferð persónuupplýsinga sé í samræmi við ákvæði laga um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Markmið persónuverndarstefnunnar er að auðvelda einstaklingum að átta sig á hvaða upplýsingum skólinn safnar, hvers vegna og hvað er gert við þær.
Hvað eru persónuupplýsingar?
Persónuupplýsingar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem á einhvern hátt má tengja við einstakling.
Hvaða persónuupplýsingar skráir eða geymir Menntaskóli Borgarfjarðar?
Til þess að gegna skyldum sínum og geta boðið nemendum sínum sem besta þjónustu þarf að skrá og meðhöndla persónulegar upplýsingar um nemendur og starfsfólk bæði rafrænt og á pappír.
Dæmi um persónuupplýsingar um nemendur og starfsfólk sem MB vinnur með:
- Nafn og kennitala nemenda
- Heimilisfang, netfang, símanúmer og myndir
- Nöfn, kennitölur, heimilisföng, netföng og símanúmer forráðamanna
- Mætingar nemenda
- Verkefni / verkefnaskil
- Einkunnir
- Upplýsingar um sérþarfir sem nemandi eða forráðamaður lætur skólanum í té
- Grunnupplýsingar um starfsmenn, s.s. nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, myndir og símanúmer
- Umsóknir um starf, þar með talið tengiliðaupplýsingar, ferilsskrá, kynningarbréf, upplýsingar um menntun o.s.frv.
- Launareikningur starfsfólks og stéttarfélagsaðild
Tilgangur með skráningu persónuupplýsinga
Þær persónuupplýsingar sem skráðar eru hjá Menntaskóla Borgarfjarðar hafa lagalegan og þjónustulegan tilgang.
Hvaða fyrirtæki vinna með Menntaskóla Borgarfjarðar til að tryggja öryggi persónuupplýsinga
Menntaskóli Borgarfjarðar varðveitir gögn og upplýsingar um nemendur og starfsmenn á rafrænu formi í Innu (í samstarfi við Advania), kennslukerfinu Moodle (vefþjónn sem er hýstur hjá Fjölbrautarskóla Snæfellinga og rekinn í samstarfi skólanna), DK bókhaldskerfinu (DK vistun), GoPro skjalavistunarkerfinu og í skýjalausn Microsoft (Office 365 skýjageiri). Þekking hf. heldur utan um tölvuþjónustu fyrir Menntaskóla Borgarfjarðar.
Aðgengi að þessum kerfum er stýrt með persónulegum aðgangi og á enginn að hafa aðgang að persónuupplýsingum sem ekki hefur til þess heimild. Heimildir aðgangs að upplýsingum í öllum kerfum sem skólinn notar eru bundnar við þá einstaklinga sem starfs síns vegna þurfa aðgengi að þeim, s.s. skólastjórnendur, kennara, námsráðgjafa og aðra starfsmenn. Ekki hafa allir aðilar sama aðgang að upplýsingum, heldur aðeins að þeim sem viðkomandi þarf á að halda til að geta sinnt þjónustu við nemendur. Öryggisráðstafanir hafa verið gerðar til að hindra að persónuupplýsingar glatist, verði birtar eða veittur aðgangur að þeim í leyfisleysi.
Allir samstarfsaðilar Menntaskóla Borgarfjarðar eru bundnir trúnaði.
Hvaðan koma upplýsingarnar?
Inna og Moodle
Upplýsingar koma frá nemanda sjálfum, forráðamanni hans, skólastjórnendum, kennara, námsráðgjafa eða öðrum starfsmönnum skólans sem til þess hafa heimild.
Tölvupóstur
Ef tölvupóstur er sendur til starfsmanns Menntaskóla Borgarfjarðar varðveitist hann í tölvupóstkerfi skólans og/eða skjalakerfi eftir því sem við á.
Myndir
Myndir með fréttum á vef skólans, í auglýsingaefni eða á samfélagsmiðlum á vegum MB eru aðeins birtar ef nemandi hefur gefið heimild til þess. Þá heimild er alltaf hægt að draga til baka og óska eftir að myndefni sé fjarlægt.
Ef nemandi eða forráðamaður hans óska eftir að mynd af viðkomandi sé fjarlægð af vef eða samfélagsmiðli skólans er orðið við þeirri ósk án tafar. Undanþegið frá þessari reglu er þegar hópmynd er tekin í skólanum eða á atburðum tengdum honum og enginn einn einstaklingur er í fókus myndarinnar. Neamandi og eða (ef við á) forráðamaður hans getur þó farið fram á að slíkar myndir verði fjarlægðar af vef skólans eða samfélagsmiðlum á hans vegum án þess að gefa upp ástæðu þess.
Afhending upplýsinga til þriðja aðila
Menntaskóli Borgarfjarðar miðlar ekki persónuupplýsingum til þriðja aðila nema honum sé það skylt samkvæmt lögum, eða viðkomandi einstaklingur hafi sérstaklega óskað eftir því eða hefur fyrirfram gefið óyggjandi samþykki fyrir því. Slíkt samþykki skal vera hægt að afturkalla á eins auðvaldan hátt og samþykkið var gefið.
Hver er réttur einstaklinga?
- Einstaklingur hefur rétt á að fá upplýsingar um allar þær persónulegu upplýsingar sem um hann eru skráðar hjá skólanum, hvort sem þær upplýsingar eru á rafrænu eða pappírsformi, hvaðan upplýsingarnar komi og til hvers þær eru notaðar.
- Einstaklingur hefur rétt til að krefjast þess að rangar eða ófullkomnar skráningar verði leiðréttar.
- Einstaklingur getur arið fram á að ónauðsynlegum upplýsingum um hann verði eytt nema skólanum beri skylda til að varðveita upplýsingarnar samkvæmt lögum eða eyðing upplýsinganna brjóti á einhvern hátt á rétti annarrar persónu til persónuverndar.
Þegar einstaklingur fer fram á að fá upplýsingar sem skráðar eru um hann skal beiðnin vera skrifleg og vera viðkomandi að kostnaðarlausu. Umsóknin skal senda á netfangið personuvernd@menntaborg.is
Persónuverndarfulltrúi – tengiliður
Persónuverndarfulltrúi hefur það hlutverk að upplýsa starfsmenn um þeirra skyldur samkvæmt persónuverndarlögum, framkvæma úttektir, veita ráðgjöf og vera til staðar komi upp álitaefni á sviði persónuverndar. Persónuverndarfulltrúi tekur á móti fyrirspurnum og beiðnum frá þeim einstaklingum sem verið er að vinna með upplýsingar um og er hann jafnframt tengiliður skólans við Persnónuvernd. Hægt er að hafa samband við persónuverndarfulltrúa MB í gegnum netfangið personuvernd@menntaborg.is
Eftirlitsaðili
Persónuvernd annast eftirlit með framkvæmd laga um persónuvernd, reglugerða og sérákvæða í lögum sem fjalla um vinnslu persónuupplýsinga. Sérhver skráður einstaklingur eða fullltrúi hans hefur rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd ef hann telur að vinnsla persónuupplýsinga um hann brjóti í bága við lög eða reglugerð. Persónuvernd úrskurðar um hvort brot hafi átt sér stað. Frekari upplýsinar um persónuvernd má finna á vef Persónuverndar, sjá: https://www.personuvernd.is